Seit Oktober 2018 sind die Auftraggeber zumindest im Oberschwellenbereich grundsätzlich verpflichtet, für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren die Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittlung zu verwenden. Es besteht somit grundsätzlich eine Pflicht zur elektronischen Abwicklung des gesamten Vergabeverfahrens, wobei an die elektronischen Kommunikationsmittel strenge Sicherheitsanforderungen gestellt werden (vgl. § 10 VgV).
Ausnahmsweise kann die Kommunikation in einem Vergabeverfahren auch mündlich erfolgen, wenn sie nicht die Vergabeunterlagen, die Teilnahmeanträge oder die Angebote betrifft und dabei ausreichend und in geeigneter Weise dokumentiert wird (vgl. § 9 Abs. 2 VgV). In der Praxis führt es zur Unzulässigkeit solcher Handlungen wie telefonische Anfragen bezüglich der Angaben in Vergabeunterlagen, mündliche Abgabe von Erklärungen oder Korrekturen der eingereichten Angebotsunterlagen. Die Kommunikation im Rahmen der Verhandlungsgespräche darf dagegen naturgemäß mündlich erfolgen.
Nicht einheitlich ist allerdings die Rechtslage bezüglich der Wertung von mündlichen Präsentationen im Rahmen von Vergabeverfahren (i.d.R. Verhandlungsverfahren). So hält beispielsweise die Vergabekammer Bund in Ihrer Entscheidung vom 22.11.2019 (vgl. VK Bund, Beschluss vom 22.11.2019 – VK 1-83/19) die Wertung mündlicher Angebotsbestandteile in Form einer mündlichen Präsentation für zulässig, wenn diese Teile in hinreichendem Umfang und in geeigneter Weise dokumentiert werden. An die Dokumentation werden dabei hohe Anforderungen gestellt. Mit dieser Entscheidung stellt sich die Kammer gegen die Entscheidung der Vergabekammer Südbayern, die die Wertung von rein mündlich vorgetragenen Angebotsbestandteilen wie insbesondere Konzepten ohne Grundlage in Textform für unzulässig hält (vgl. VK Südbayern, Beschluss vom 02.04.2019 – Z3-3-3194-1-43-11/18). Angesichts dieser Rechtsunsicherheit sollten Auftraggeber, die im Rahmen eines Vergabeverfahrens die Qualität von Konzepten auch auf Grundlage einer Bieterpräsentation bewerten möchten, sicherstellen, dass die maßgeblichen Angebotsinhalte von den Bietern bereits in Textform mit dem Angebot eingereicht werden. Bei Rück- oder Ergänzungsfragen zu den mündlichen Ausführungen der Präsentation dürfte es dagegen unproblematisch sein, die entsprechenden Antworten ohne Einreichung der Ergänzungen in Textform bei entsprechender Dokumentation im Rahmen der Wertung zu berücksichtigen.
