Auch im Home Office – Behalten Sie die Kontrolle über Daten und Know-how!

Die Entscheidung aufgrund des Ausbruchs der Corona-Epidemie schnell und unbürokratisch Home Office dort zu ermöglichen, wo die Arbeit von zu Hause aus erledigt werden kann, ist richtig und notwendig. Die mit der Einrichtung bzw. Anordnung von Home Office einhergehenden Themen und Risiken dürfen aber nicht aus den Augen verloren werden. Dazu gehören u.a. die Sicherstellung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben, die Gewährleistung der Geheimhaltung von Know-how und Geschäftsgeheimnissen und der Bereich IT-Sicherheit. In einigen Bereichen bedarf es zudem der Mitbestimmung des Betriebsrats. Nach der technischen und physischen Einrichtung des Home Office und damit der Gewährleistung der Arbeitsfähigkeit sollten Sie nicht versäumen, den rechtlichen Rahmen nach- bzw. glatt zu ziehen.

Im Hinblick auf die von den Mitarbeitern im Home Office geschaffenen Arbeitsergebnisse ist es wichtig, dass Unternehmen den Zugriff behalten. Es muss sichergestellt sein, dass die Arbeitsergebnisse dem Arbeitgeber jederzeit voll umfänglich zur Verfügung stehen und der Arbeitgeber jederzeit Zugriff hat oder jedenfalls bekommen kann. Problematisch könnte sich dies gestalten, wenn Mitarbeiter im Home Office eigene Endgeräte benutzen. Eine Zugriffsmöglichkeit, beispielsweise durch ein Herausgabeverlangen, könnte z.B. bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ggf. nur schwer oder schlimmstenfalls gar nicht durchsetzbar sein.

Wichtig ist auch, dass die Mitarbeiter, die aus dem Home Office arbeiten, klare Anweisungen und Verhaltensregeln an die Hand bekommen, die den Umgang mit internen Dokumenten und Informationen sowie auch etwaigen zu verarbeitenden Daten Dritter betreffen. Die Regeln zum Datenschutz wie auch zum Mandats-, Steuer- oder Patientengeheimnis sind auch während der Krise weiter in Kraft und zwingend einzuhalten. Dies gilt auch für das Geschäftsgeheimnisschutzgesetz, das vorsieht, dass Geschäftsgeheimnisse nur dann Geschäftsgeheimnisse sind, wenn sie durch „angemessene Maßnahmen“ vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt werden. Diese Anforderungen sind auch durch Mitarbeiter im Home Office zu beachten. Dokumente, die betriebsinterne Informationen oder sensible Daten beinhalten, sollten im Home Office nicht offen herumliegen. Aufzeichnungen und Unterlagen sollten auch nicht im Hausmüll entsorgt werden.

Die Regeln für den Umgang, die Speicherung, die Herausgabe und die Löschung von Daten und Informationen sind zu definieren und an die Mitarbeiter im Home Office zu kommunizieren. Mitarbeiter sollten außerdem laufend sensibilisiert und an die Einhaltung der Vorgaben zum Umgang mit betriebsinternen Informationen und Daten erinnert werden.

Die z.B. für Betreiber von Webangeboten geltenden Anforderungen an die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz ihrer Kundendaten und der von Ihnen genutzten IT-Systeme gelten ebenfalls weiter. Bei unzureichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen besteht im Falle eines Angriffs oder Datenlecks das Risiko, dass eine etwaig extra für diesen Fall abgeschlossene Versicherung nicht einsteht. Die bestehenden Maßnahmen sollten daher geprüft und ggf. der aktuellen Situation angepasst werden.

Sofern ein Betriebsrat besteht, ist dieser bei der Ausgestaltung von Home Office zu beteiligen. Die grundsätzliche Entscheidung des Arbeitgebers, die Möglichkeit zur Arbeit im Home Office zu gewähren, ist mitbestimmungsfrei. Gleichwohl hat der Arbeitgeber verschiedene Beteiligungsrechte zu beachten: so hat der Betriebsrat bereits in der Planungsphase einen allgemeinen Unterrichtungsanspruch und ist über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen sowie der Arbeitsplätze rechtzeitig unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu informieren. Die geplanten Maßnahmen sind mit dem Betriebsrat so zu beraten, dass dieser Gelegenheit hat, seine Bedenken anzubringen. Bei der konkreten Durchführung des Home Office werden regelmäßig verschiedene soziale und personelle Angelegenheiten tangiert. Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats kommt dann insbesondere bei Fragen zur Verteilung der vertraglichen Arbeitszeit sowie der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen (PC, E-Mail, Telefon etc.) in Betracht. Darüber hinaus sind auch im Home Office die gesetzlichen Regelungen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz zu berücksichtigen, sodass auch insoweit ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats besteht. Diese Aspekte sollten in einer Betriebsvereinbarung festgelegt werden, um wiederholte Verhandlungen für die jeweiligen einzelnen Arbeitnehmer zu vermeiden.

Ähnliche Beiträge